Skuteczność prognoz w raportowaniu wyników

Jesień to w wielu firmach pora roku, która nierozerwalnie kojarzy się z procesem budżetowania. Bliskość końca roku sprzyja większej przewidywalności ostatecznego wyniku rocznego formułowanego w postaci zaktualizowanych forecastów.

Na podstawie wyników trzeciego kwartału formułowane są również budżety na lata kolejne. Ten cykl powtarza się niezmiennie i niezmiennie powtarzane są te same pytania. Czy nasze prognozy były trafione? Jakie były główne przyczyny odchyleń? Co możemy zmienić, aby zwiększyć efektywność planowania?
Pomijając skomplikowaną aparaturę inżynierii finansowej wykorzystywanej w procesie prognozowania sprawozdań finansowych, budżet można streścić w trzech krokach:

1. Prognozowanie sprzedaży.
2. Prognozowanie wykorzystania zasobów.
3. Przygotowanie sprawozdań wynikowych (finansowych).

Odchyleń pomiędzy wykonaniem rzeczywistym a planem należy upatrywać w tych trzech obszarach. Kluczowa jest tutaj prognoza sprzedaży produktów lub usług oferowanych przez firmę. Pod tym pojęciem rozumiemy też wszelkie plany dotyczące polityki cenowej.
Częstym błędem popełnianym na tym etapie budżetowania jest przyjmowanie zbyt optymistycznych założeń dotyczących ekspansji rynkowej i opieranie się głównie na eksploracji trendów historycznych. Musimy pamiętać, że funkcjonujemy w warunkach coraz bardziej homogenicznej konkurencji, gdzie oferowane dobra i usługi stają się coraz mniej zróżnicowane. W takich warunkach trudno jest odnaleźć wyraźne źródła przewagi konkurencyjnej uzasadniające podtrzymanie pozytywnych trendów sprzedażowych.
Zbyt optymistyczne oczekiwania sprzedażowe często idą w parze z założeniami ponadprzeciętnej efektywności w wykorzystaniu zasobów. Na tym etapie planistom zdarza się zapomnieć o fakcie, że każde działanie konsumuje zasoby firmy i zwiększając jej obrót, zwiększamy zapotrzebowanie na dodatkowe inwestycje, jak również bieżące koszty. Nie możemy też zapominać o konieczności utrzymania aktywów w stanie gwarantującym ich efektywne wykorzystanie. Planując rozwój, musimy zabudżetować dodatkowe środki na inwestycje odtworzeniowe oraz inwestycje w nowe technologie utrzymujące zdolność konkurencyjną firmy.