Tabele przestawne

Podstawowe zadanie finansisty to wydobywanie najistotniejszych informacji i ich prezentacja kluczowemu kierownictwu firmy. Przy pracy na dużych zbiorach danych przydatna jest znajomość arkusza kalkulacyjnego Excel, który posiada wiele funkcji do sortowania, przeliczania i prezentacji danych w dowolnych konfiguracjach. Jedną z funkcjonalności Excela, którą warto bliżej przedstawić jest tabela przestawna. Dla zobrazowania istoty tabel przestawnych posłużymy się następującym przykładem. Nasza przykładowa firma sprzedaje w sieci sprzedaży trzy produkty w dwóch standardach wyposażenia. Specjalista ds. controllingu otrzymał miesięczne zestawienie sprzedaży, które zawiera nazwę produktu, standard wyposażenia, region, ilość, cenę jednostkową oraz całkowitą wartość sprzedaży. Tak jak pokazuje Rysunek 1 nasz przykład to około 20 pozycji, jednak w rzeczywistości biznesowej podobne zestawienia sprzedaży mogą zawierać kilkaset i więcej pozycji. Tabela przestawna ma zastosowanie zarówno w przypadku małych, jak i dużych zbiorów danych, a jej jedyne ograniczenie to pojemność samego programu Excel.

Rysunek 1

Zestawienie przedstawione na Rysunku 1 zawiera wszystkie dane na temat sprzedaży, jednak za względu na wielkość tabeli jej analiza jest utrudniona. Trudno na przykład natychmiast stwierdzić, który region sprzedał najwięcej produktów i za jaką kwotę. Uzyskanie takiej informacji jest możliwe po zsumowaniu odpowiednich komórek, ale jest to metoda pracochłonna, obarczona ryzykiem błędu (zaznaczenie niewłaściwej komórki), a przy bardzo dużych zbiorach danych, rzędu kilka tysięcy wierszy, wręcz niewykonalna. W przypadku takich zestawień pomocna jest znajomość tabel przestawnych, które segregują i kalkulują dane według podanego przez nas klucza.
Do stworzenia zestawienia ilości i wartości sprzedanych produktów według regionów wystarczą trzy kroki, które wskazujemy poniżej. Kreator tabel przestawnych znajduje się w pasku poleceń „Dane”, polecenie „Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego...”.

• Krok 1 to odpowiedź na pytanie gdzie znajdują się dane do analizy (wybieramy lista lub baza danych Microsoft Excel) oraz jaki rodzaj raportu chcemy utworzyć (wybieramy Tabela przestawna).
   
• Krok 2 to wskazanie zakresu danych, które chcemy analizować, czyli w naszym przypadku zaznaczamy cały obszar miesięcznego zestawienia sprzedaży, łącznie z nagłówkami tabeli.
   
• Krok 3 to wskazanie klucza („Układ...”), według którego chcemy segregować i kalkulować dane. Następuje to poprzez przeniesienie za pomocą myszki odpowiedniego pola (Region) w miejsce WIERSZ i DANE ( „Ilość” i „Wartość”).

Zestawienie, które chcemy otrzymać to lista regionów z ilością i wartością sprzedaży, więc pozostałe pola (Produkt, Wyposażenie, Cena) pomijamy. Dodatkowo należy zwrócić uwagę jakie opisy pojawiły się w polach przy ilości i wartości. Jeżeli są inne niż „sumuj” to należy dwukrotnie kliknąć myszką w odpowiednie pola i z listy wybrać sumuj. Widok jaki otrzymamy pokazano na Rysunku 2.

Rysunek 2

Tak przygotowany układ akceptujemy przyciskiem OK, a następnie w ostatnim oknie kreatora wybieramy miejsce wygenerowania tabeli przestawnej. W naszym przykładzie wybieramy istniejący arkusz i po przyciśnięciu pola Zakończ otrzymujemy zagregowane zestawienie sprzedaży według regionów, tak jak pokazano na rysunku 3.

Rysunek 3

Otrzymaną tabelę przestawną możemy dowolnie modyfikować zamieniając lub dodając pola, np produkt w miejsce regionu lub produkt wraz z regionem. Modyfikacji dokonujemy klikając prawy klawisz w polu tabeli i wybierając polecenie „Kreator...” lub „Pokaż listę pól”.

Dla większej estetyki tabeli możemy dowolnie formatować czcionkę, zaznaczać największe/najmniejsze wartości lub filtrować dane. Tabela przestawna posiada także funkcjonalność podsumowywania kolumn/wierszy (będąc w polu tabeli przyciskamy prawy klawisz myszy i wybieramy „Opcje tabeli…”), a także tworzenia wykresu w osobnym arkuszu.