Zwolennicy i przeciwnicy Excela

Arkusz kalkulacyjny MS Excel był kamieniem milowym w rozwoju warsztatu pracy finansisty. Doskonały w swojej prostocie i założeniu – rozwinął się do postaci w pełni niezależnego systemu informatycznego. W swoim pierwotnym kształcie pozwalał na swobodne łączenie formułami zapisanych w komórkach wartości. Dzięki temu do świata cyfrowego przeniesione zostały wszelkie tabele finansowe i sprawozdania – a z biurek zniknęły kalkulatory i liczydła.

Obecnie finansiści dzielą się na tych, którzy uważają Excela za wystarczające narzędzie i takich, którzy są zwolennikami rozwiązań BI, postrzegając Excela jako anachronizm. Za Excelem stoją w dalszym ciągu niepodważalne atuty – dostępność, stały rozwój i akceptowalna cena. Systemy BI nadal wymagają znacznych nakładów, są trudne w obsłudze i przesuwają środek ciężkości na firmy zewnętrzne, które zapewniają dostępność danych. Dobry finansista preferuje pracę na danych, które są pewne i sprawdzone – gwarantujące wysoką jakość wyników. Co więcej, często od Departamentów Finansowych wymaga się analiz ad hoc, a wtedy przewaga Excela jest już prawie całkowita.

Obecnie na rynku dostępna jest już wersja MS Excel 2010, spróbujmy więc dokonać przeglądu funkcjonalności programu, analizując dostępne właściwości.

Już w menu „narzędzia główne” odnajdujemy przydatną funkcjonalność „formatowanie warunkowe”. Bardzo przydatna w tworzeniu raportów i dashboardów podkreślających wystąpienie zjawisk pożądanych i zagrożeń. Można zdefiniować reguły oznaczania komórek na podstawie ich wartości i wzajemnych relacji, wykorzystując odpowiednie formatowanie, jak również mamy do dyspozycji zestaw dedykowanych ikon w sposób intuicyjny pokazujących analizowane zjawiska (np. ikony odpowiadające symbolom sygnalizacji świetlnej).

W menu „Wstaw” znajduje się perła programu, czyli „Tabele przestawne”. Potężne narzędzie służące analizie danych. W porównaniu z wersją 2007 znacznie zmodyfikowana – pozwalająca na budowę i projektowanie tabel w układzie kompaktowym. Po wybraniu zakresu danych możliwe jest budowanie tabel przestawnych i swobodne analizowanie układów. Uzupełnieniem analizy jest możliwość definicji własnych pól obliczeniowych i wykorzystanie wbudowanych funkcji. Szczególnie przydatne jest to w konstrukcji analiz statystycznych, kiedy możemy analizować miary statystyczne w zależności od układu danych. Co więcej, po wybraniu narzędzia tabeli przestawnej aktywowane są dodatkowe opcje pozwalające odpowiednio sformatować raport tabeli przestawnej dla potrzeb ostatecznego raportu.

Należy podkreślić, że zdolność do analizy danych w wielu wymiarach jest podstawowym warunkiem tzw. „technologicznej rewolucji w głowie managera” i bardzo często w prezentacjach systemów BI podkreśla się przewagę tych systemów nad Excelem w tym zakresie. Jak możemy się sami przekonać, Excel zapewnia pełną funkcjonalność w tym zakresie i w niczym nie ustępuje systemom BI.