Wykorzystanie MS Excel do obróbki danych ankietowych

Praca analityczna polega nie tylko na przetwarzaniu danych źródłowych z systemów informatycznych. Często konieczne jest wykorzystanie naszej wiedzy w celu analizy danych źródłowych pochodzących z przeprowadzonych badań.

Sprawa jest prosta, jeżeli badanie przeprowadzono wg skali ilorazowej i wyniki można łatwo zinterpretować w drodze analizy statystycznej. Problem pojawia się, jeśli zadane pytania opisane są wg skali nominalnej, czyli polegają na wskazaniu konkretnej odpowiedzi z przedstawionych alternatyw.
Jednym ze sposobów jest przeanalizowanie każdego pytania i wprowadzenie danych do uprzednio przygotowanej tabeli. Proces bardzo czasochłonny i nieelastyczny. Na szczęście funkcjonalność Excela daje nam możliwość skorzystania z takich rozwiązań jak tabela przestawna. Wcześniej jednak należy odpowiednio przygotować dane wejściowe.
Analizują badany problem dysponujemy wynikami ankiet, które zostały skierowane do dwóch typów respondentów – klientów i pracowników. Celem badania było m.in. sprawdzenie spójności postrzegania problemów przez te dwie grupy. Aby dane wejściowe były użyteczne w procesie analizy, musimy zorganizować je w taki sposób, aby zdefiniowane były tzw. nagłówki danych (pola) oraz dane wartościowe (miary).
Dane nagłówkowe, które będziemy wykorzystywać to:

1. Treść pytania,
2. Możliwe odpowiedzi,
3. Rodzaj respondenta (klient, pracownik).

Wykorzystywaną miarą będzie fakt udzielenia odpowiedzi. Jeśli respondent wskazał daną odpowiedź, faktowi temu przypisujemy wartość 1. W ten sposób powstaje arkusz danych:

W kolumnach od B do F mamy określone nagłówki, natomiast w kolumnach od G do AL wyniki poszczególnych ankiet w ten sposób, że w przypadku wskazania danej odpowiedzi wpisana jest liczba 1. W kolumnie AM nastąpiło podsumowanie wyników i kolumna ta stanowi podstawową kolumnę z danymi miar dla dalszych analiz.

W pierwszym kroku możemy przygotować raport zbiorczy wyników, korzystając z funkcjonalności tabel przestawnych. W tym celu zaznaczamy zbiór danych w arkuszu „Pytania” i z menu „Wstaw” wybieramy „Tabela Przestawna”.

W edytorze „Lista pól tabeli przestawnej” możemy wybrać następujące pola:

1. Osoba,
2. Treść pytania,
3. Treść odpowiedzi,
4. Razem,
5. Proc.

Przeciągamy pole „Osoba” do zakresu „Filtr raportu”. Pole „Treść pytania” i „Treść odpowiedzi” do zakresu etykiety wierszy, natomiast pola „Razem” i „Proc” do zakresu wartości. Dzięki temu uzyskujemy zagregowany raport wyników badania ankietowego:

Kolejnym problemem jest przygotowanie arkusza raportowego, w którym po wybraniu danego pytania otrzymamy gotowy raport, który możemy umieścić np. w prezentacji Power Point. W tym celu również wykorzystamy narzędzie „Tabel Przestawnych”.

W zakresie „Filtr raportu” umieścimy „Treść pytania”, natomiast w etykietach wierszy „Treść wierszy” i jako wartości sumę odpowiedzi oraz ich strukturę procentową. W ten sposób, wybierając w gotowym filtrze „Treść pytania”, otrzymamy tabelę z odpowiedziami, które dotyczą tego pytania oraz liczbę wskazań każdej odpowiedzi. Strukturę procentową tworzymy, korzystając z ustawień pola wartość.

W zakresie „wartość” umieszczamy dwukrotnie pole „Razem”. Pierwsze stanowić będzie sumę odpowiedzi, drugie przekształcimy w kolumnę pokazującą strukturę procentową. Klikając w dowolną wartość, wybieramy z menu podręcznego „Ustawienia pola wartości”:

W zakładce „Pokazywanie wartości jako” wybieramy „Pokaż wartości jako % sumy kolumny” i raport jest już gotowy.

Aby dołączyć do tabeli wykres przestawny, korzystamy z gotowego rozwiązania, jakim jest możliwość wstawienia wykresu z poziomu Opcji Tabeli Przestawnej – Narzędzia – Wykres przestawny.

Dzięki takiemu podejściu do analizy w znacznym stopniu zautomatyzowaliśmy proces obróbki danych źródłowych pochodzących z ankiet. Dodatkowo powstał arkusz, który posłużyć może w przyszłych badaniach. Wystarczy w skoroszycie „Pytania” wprowadzić nowe dane i odświeżyć wyniki tabeli przestawnej i raportu przestawnego, aby uzyskać gotowe wyniki badania do prezentacji.