Wady i zalety grupowego systemu finansowo-księgowego

Każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą prowadzi ewidencję księgową. Większe jednostki muszą prowadzić pełną księgowość, z czym wiąże się wiele wymogów ewidencyjnych. Od wielu lat księgi rachunkowe są prowadzone w skomputeryzowanych systemach finansowo-księgowych, gdyż oczywiście nikt już nie prowadzi ksiąg rachunkowych w formie papierowej. Skomputeryzowany system finansowo-księgowy upraszcza prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale ma również swoje wymagania i warunki, które muszą być spełnione, żeby z jednej strony sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych był zgodny z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, a z drugiej z wewnętrznymi wymogami systemu, które muszą być spełnione, aby dany system działał prawidłowo i bezpiecznie.

Ustawa o rachunkowości narzuca podstawowe wymogi dla sposobu i zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dla ksiąg prowadzonych przy użyciu komputera, np. księgi rachunkowe powinny być:

• prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej,
• trwale oznaczone nazwą jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,
• przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera księgi rachunkowe powinny mieć zapewnioną automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald itp.