Procedura udzielania kredytu kupieckiego

Podstawowym problemem przy udzielaniu kredytu handlowego jest postawienie pytania, kto ma go udzielać i na jakim poziomie? Przy pierwszym pytaniu „kto?” – odpowiedź jest prosta: odpowiednia „osoba”, której takie zadanie zostało przydzielone, przy czym przez „osobę” rozumiemy zarówno pojedynczego pracownika, jak i cały zespół. Najczęściej „osoba” pracuje w oparciu o procedurę, której zadaniem jest usystematyzowanie reguł przydzielania kredytu kupieckiego. W mniejszych firmach proces ten jest prosty (pod warunkiem, że nie wprowadzono procedury) i najczęściej polega na przyznawaniu kredytu „na nosa” właściciela lub szefa.

Stworzenie dobrej procedury jest procesem trudnym, gdyż musi ona zostać osadzona w strukturze organizacyjnej firmy, ewaluować wraz z bieżącym użytkowaniem i dostosowywać się do zmieniającej się sytuacji gospodarczej. Dlatego też poniżej zostanie przedstawiony przykład z reguł, które są brane pod uwagę przy przyznawania kredytu kupieckiego spółce giełdowej XYZ SA.

Przed wprowadzeniem w życie procedury, kredyty kupieckie były przyznawane w spółce XYZ SA przez Dyrektora Handlowego przy współpracy z Działem Sprzedaży na podstawie wywiadu przeprowadzanego z klientem, analizy dotychczasowej współpracy oraz na podstawie informacji o kontrahencie, jakie były dostępne od firm, z którymi on współpracował. Tak mała ilość informacji i przede wszystkim brak dogłębnej analizy i kontroli finansowej klientów doprowadzał niejednokrotnie do przyznania kredytu kupieckiego kontrahentowi, który nie był w stanie go spłacić. W związku z tym w XYZ SA została zmieniona struktura organizacyjna i utworzono Dział Kontroli Zabezpieczeń i Windykacji (DKZiW), którego głównym zadaniem było odzyskanie należności od kontrahentów niewywiązujących się z warunków zawartych umów.

W celu uniknięcia dalszego przyznawania limitów kredytów kupieckich kontrahentom, którzy nie powinni ich otrzymać, przyznawanie zostało przekazane z Działu Sprzedaży do nowego Działu Kontroli Zabezpieczeń i Windykacji. Od tego momentu głównym celem DKZiW było nie tyko prowadzenie spraw windykacyjnych, ale także analiza sytuacji finansowej kontrahentów oraz dążenie do uzyskania jak najlepszego zabezpieczenia przyznanych kredytów handlowych. Z biegiem czasu przyznawanie i zabezpieczanie kredytów stało się celem nadrzędnym Działu. Aby sformalizować funkcjonowanie DKZiW, wprowadzono procedurę przyznawania kredytu kupieckiego.