Jedna strona prawdy musi wystarczyć – skuteczne raportowanie zarządcze

„Nie ufaj wszystkiemu co widzisz, nie wierz wszystkiemu co słyszysz, nie mów wszystkiego, co wiesz, nie rób wszystkiego, co potrafisz” – chińskie przysłowie Percepcja rządzi! O skuteczności raportowania zarządczego decyduje wiele czynników, ale chyba najważniejszym jest wiedza, jak dotrzeć do odbiorcy.

Niekiedy wystarczy słowo, innym razem grube opracowanie. Nie ma jednej recepty, ale są elementy, których poznanie może pomóc. Podstawowym założeniem jest szybkie dotarcie do decydenta. Ludzie na najwyższych poziomach zarządzania w organizacjach muszą podejmować decyzje i muszą to robić szybko (lub stosunkowo szybko). Wielostronicowe analizy będące bazą dla decyzji nie służą temu celowi, dlatego przyjęcie jednostronicowego parytetu jest nad wyraz użyteczne. Podobno koncentracja osób wysoko postawionych w strukturach decyzyjnych nie trwa dłużej niż 5 minut dla jednej sprawy. Jeżeli to prawda, to warto spróbować dobrze wykorzystać ten czas, jeżeli już go otrzymujemy. Dodatkowo ważne jest przyzwyczajenie odbiorcy do jednej formy, tak by czuł się w niej swobodnie. Znalezienie prostego wspólnego języka ułatwia komunikację i proces decyzyjny. A o to przecież właśnie chodzi!

Ma to także swoje uzasadnienie w ekonomice działania działów analitycznych. Lepiej zrobić jeden, mniejszy dashboard, którego poprawność łatwiej zachowywać w dłuższym czasie, niż wypuszczać wiele stron niedokładnie sprawdzonych danych. Analityk jak saper – myli się tylko raz. Po błędzie w raporcie odbiorca traci zaufanie do informacji, jakie są mu dostarczane z niepewnego źródła…