Agregacja danych za pomocą arkusza MS Excel

Arkusz MS Excel jest obecnie najbardziej rozpowszechnionym narzędziem analitycznym. Nie dziwi więc, że większość instytucji i przedsiębiorstw tworzy własne narzędzia, które służą do celów przesyłania danych od kontrahentów. Przykładem mogą być firmy ubezpieczeniowe, które oczekują od brokerów ubezpieczeniowych przesłania raportów rozliczeniowych w określonej formie arkusza Excel.

Zarówno przed taką firmą, jak i brokerem, który współpracuje z więcej niż jednym towarzystwem ubezpieczeniowym staje pytanie: jak zautomatyzować proces agregacji danych? Trudno sobie wyobrazić, że z każdego pliku dane będą wyciągane ręcznie. Sprawa komplikuje się, jeżeli zadanie polega na agregacji plików o różnych strukturach.

Podobną sytuacją jest proces agregacji danych dla celów budżetowych. W złożonych strukturach organizacyjnych często przygotowywane są pliki budżetowe wypełniane przez jednostki organizacyjne. Później te dane agregowane są jako dane wsadowe do budżetu. Tutaj również automatyzacja procesu znacznie zwiększyłaby efektywność pracy.

Na szczęcie MS Excel posiada funkcjonalność, która pozwala ten proces zautomatyzować. Przedstawię to na przykładzie zadania polegającego na połączeniu w ramach jednej bazy danych informacji pochodzących z różnych plików.
Pierwszym krokiem jest utworzenie zakładki „Dashboard”, w której wylistujemy pliki źródłowe oraz określimy ścieżkę dostępu.

Musimy zapamiętać numery komórek, w których wstawione są kluczowe dla nas wartości, tj.:

• ścieżka dostępu w komórce C4,
• nazwy pliku w kolumnie B, w wierszach od 6 do 13.

Teraz pozostaje już tylko przygotować odpowiedni kod Visual Basic. W tym celu przechodzimy do edytora VBA, wybieramy nowy moduł i wpisujemy kod.

W pierwszym kroku po wywołaniu polecenia chcemy, aby MS Excel sprawdził, czy wylistowany przez nas plik znajduje się we wskazanym katalogu.